[EN BREF] Conservation électronique des factures « papier »

C’est désormais officiel, les entreprises peuvent dès maintenant conserver leurs factures émises ou reçues en format papier, sous format électronique.

Jusqu’à présent, l’article L102C du LPC (livre des procédures fiscales) imposait aux entreprises, la conservation des factures et autres pièces justificatives dans le format d’origine sous lequel ils ont été transmis. Ainsi, une facture papier devait être conservée au format papier, et une facture électronique devait être conservée sous cette forme.

La loi de finances rectificative pour 2016 (article 16) instaure la possibilité pour les entreprises de conserver les factures émises ou reçues en version papier, sous un format électronique. C’est une disposition qui devrait satisfaire de nombreuses entreprises. Cette procédure de dématérialisation devrait permettre d’importantes économies. Pour être applicable, cette mesure devait faire l’objet d’un arrêté précisant les modalités de numérisation, avant le 31 mars 2017.

L’arrêté du 22 mars 2017 fixe justement les modalités de numérisation des factures papier. Il précise les éléments suivants :

  • la numérisation doit garantir une reproduction à l’identique
  • les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de code couleur
  • le recours à la compression de fichiers doit s’opérer sans perte
  • le processus de numérisation doit faire l’objet de contrôles internes
  • les documents numérisés devront être conservés sous le format PDF
  • la numérisation doit être assortie d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique et d’une signature électronique (ou dispositif équivalent)
  • chaque fichier doit être horodaté.

Source : arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete/2017/3/22/ECFE1705189A/jo/texte

La loi n’a en revanche pas modifié la durée de conservation des factures (6 ans au minimum, au niveau fiscal).

 

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