Dépôt des comptes annuels – option possible pour la confidentialité

Chaque année, les sociétés commerciales ont l'obligation de déposer certains documents, dont les comptes annuels au greffe du tribunal. Cette formalité est souvent décriée, car elle permet ensuite à toute personne intéressée, dont les concurrents d'avoir accès à ces documents et à une mine d'informations. Néanmoins, la législation permet aux micro-entreprises et aux petites entreprises d'opter pour la confidentialité des comptes.

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Dépôt annuel des comptes

Dépôt des comptes annuels : les sociétés concernées

Toutes les entreprises ne sont pas concernées pas l’obligation de déposer ses comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Les entreprises individuelles ne sont ainsi pas concernées. En revanche, les sociétés suivantes doivent respecter cette obligation :

  • les SARL, EURL, SA, SAS, SASU et SCA
  • les EIRL (entreprise individuelle à responsabilité limitée)
  • les SNC dont tous les associés sont des SARL, EURL, SA, SAS, SCA
  • les SEL (sociétés d’exercice libéral) créées sous la forme de SELARL, SELAFA, SELCA ou SELAS
  • les sociétés européennes ayant leur siège social en France
  • les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles lorsqu’elles dépassent deux des trois seuils suivants : effectif de 10 salariés en CDI, 534.000 € de chiffre d’affaires, 267.000 € de total de bilan
  • les sociétés commerciales ayant leur siège en dehors de la France, mais ayant ouvert au moins un établissement en France.

La liste des documents à déposer 

Le dépôt annuel au greffe du tribunal de commerce comprend les documents suivants :

  • les comptes annuels c’est-à-dire, le bilan, le compte de résultat et l’annexe
  • la résolution d’affectation du résultat de l’exercice votée en assemblée générale ordinaire annuelle (les EURL et les SASU où l’associé unique assure la gérance ou la présidence de la société ne sont pas concernés par ce dépôt)
  • le rapport du conseil de surveillance, pour les SA disposant de cet organe et pour les SCA
  • le rapport du commissaire aux comptes, dans les sociétés ayant désigné un commissaire aux comptes
  • les documents comptables consolidés (comptes annuels consolidés, rapport annuel de gestion du groupe, rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés) pour les groupes de sociétés concernés par cette obligation

Les sociétés cotées sur les marchés financiers doivent en plus déposer les documents supplémentaires suivants :

  • le rapport de gestion et le rapport du président (du conseil d’administration ou du conseil de surveillance)
  • le rapport du commissaire aux comptes sur les procédures de contrôle interne et de gestion des risques
  • le tableau des résultats des 5 derniers exercices
  • la liste des délégations en vigueur en matière d’augmentations de capital, accordées par l’assemblée générale des associés au conseil d’administration ou au directoire ou au gérant.

Les délais de dépôt

Avant le dépôt des comptes annuels, les sociétés doivent d’abord tenir leur assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA). Cette assemblée réunit les actionnaires ou associés afin de voter au minimum sur l’approbation des comptes annuels et l’affectation du résultat. L’AGOA doit se tenir au maximum dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable.

Exceptionnellement, une prorogation de délai pour tenir une AGOA peut être accordée par le président du tribunal de commerce. Une requête doit être présentée en ce sens par le représentant légal de la société, de préférence, avant la fin du délai maximum.

Les sociétés évoquées au premier paragraphe ont l’obligation de déposer leurs comptes annuels et autres documents listés ci-dessus au greffe du tribunal de commerce :

  • dans les 2 mois qui suivent l’assemblée générale ayant approuvé les comptes annuels, en cas de dépôt dématérialisé
  • ou dans le délai d’un mois en cas de dépôt papier.

Ainsi, pour une société qui clôture ses comptes le 31 décembre N, l’AGOA doit se tenir au plus tard le 30/06/N+1 et le dépôt des comptes doit être réalisé au plus tard le 31/07/N+1 ou le 31/08/N+1 en cas de dépôt dématérialisé.

Pour les EURL et SASU où l’associé unique assure la gérance ou la présidence de la société, l’approbation des comptes annuels n’est pas obligatoire. C’est le dépôt des comptes annuels qui sert d’approbation. Pour ces 2 sociétés à associé unique, le délai dépôt des comptes annuels n’est donc que de 6 mois après la clôture de l’exercice.

Lorsque le délai de dépôt est dépassé, le greffe du tribunal de commerce procède à une voire plusieurs relances automatiques.

Documents en libre accès sur le site de l’INPI

Une fois ces documents déposés, le greffier fait publier un avis au BODACC (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) indiquant que cette formalité a été accomplie. À partir de cette publication, tout intéressé peut, en principe, librement consulter ces documents, qu’il s’agisse d’investisseurs éventuels, de fournisseurs ou banque, de clients, ou même de concurrents.

Avant 2017, pour pouvoir se procurer ces comptes en version dématérialisée (format pdf le plus souvent), il fallait se connecter sur certains sites (societe.com, infogreffe.fr, etc.), moyennant quelques euros.

Mais tous ces documents viennent d’être touchés par la politique gouvernementale d’ouverture au public des données publiques. Les comptes annuels et documents connexes déposés au greffe du tribunal de commerce depuis le 1er janvier 2017 sont désormais disponibles gratuitement et en accès libre sur le site de l’INPI (institut national de la propriété industrielle). L’ensemble de ces documents sont en outre désormais disponibles dans un format interopérable de type XML qui permet la réutilisation des données(actualité inpi.fr du 29 mars 2017).

Toute personne souhaitant accéder à ces documents doit néanmoins suivre la procédure suivante :

  • l’utilisateur complète une licence gratuite disponible sur le site de l’INPI
  • envoi de cette licence à l’adresse email suivante : licences@inpi.fr
  • réception par l’utilisateur d’un identifiant lui offrant l’accès à l’intégralité des documents déposés au greffe par les sociétés.

L’ensemble des comptes des sociétés ayant procédé au dépôt obligatoire est disponible sauf pour ceux relatifs aux sociétés ayant opté pour la confidentialité.

L’option pour la confidentialité des comptes

Pour les documents déposés au greffe du tribunal de commerce depuis le 17 octobre 2014, les micro-entreprises peuvent opter pour la confidentialité des comptes. Les comptes annuels doivent dans ce cas être tout de même déposés, mais ils ne pourront être consultés par le public. La loi Macron a également ouvert cette possibilité aux petites entreprises.

Confidentialité des comptes pour les micro-entreprises

Selon le décret 2014-136 du 17 février 2014, les micro-entreprises sont des entreprises n’excédant pas au titre du dernier exercice clos, deux des trois seuils suivants :

  • Chiffre d’affaires hors taxes : 700.000 €
  • Total du bilan : 350.000 €
  • Effectif moyen employé au cours de l’exercice : 10 salariés. 

Pour ces entreprises, l’option pour la confidentialité est possible pour les comptes annuels des exercices clos à compter du 31 décembre 2013 et déposés depuis le 17 octobre 2014.

Confidentialité des comptes pour les petites entreprises

Selon le décret 2014-136 du 17 février 2014, les petites entreprises sont celles ne dépassant pas au titre du dernier exercice clos, deux des trois seuils suivants :

  • Chiffre d’affaires hors taxes : 8.000.000 €
  • Total du bilan : 4.000.000 €
  • Effectif moyen employé au cours de l’exercice : 50 salariés. 

Pour ces petites entreprises, la confidentialité est limitée au seul compte de résultat et non à l’ensemble des comptes annuels. Cette option est ouverte pour les comptes relatifs aux exercices clos depuis le 31 décembre 2015 et déposés depuis le 7 août 2016.

Procédure de confidentialité

Les micro-entreprises et petites entreprises qui souhaitent ne pas rendre publics leurs comptes doivent déposer, avec les autres documents, une déclaration de confidentialité au greffe du tribunal de commerce. Cette déclaration dont le modèle est fourni par un arrêté comprend notamment (code du commerce article A. 123-61-1, annexe 1-5) :

  • une demande expresse de restreindre la publicité des comptes
  • une attestation sur l’honneur du déclarant sur la réalité des informations contenues dans la déclaration de confidentialité.

Personnes ayant accès aux comptes malgré l’option de confidentialité

Toutefois, qu’il s’agisse des micro-entreprises ou des petites entreprises ayant opté pour la confidentialité, les autorités judiciaires, les autorités administratives ainsi que la Banque de France conservent un accès aux comptes annuels.

En dehors des autorités publiques évoquées ci-dessus, les personnes morales ayant pour objet le financement ou l’investissement dans ces entreprises ou qui leur fournissent certaines prestations peuvent également avoir accès aux comptes annuels même en cas d’option pour la confidentialité.

Entrent notamment dans cette catégorie, les établissements de crédit, les sociétés d’assurance et les mutuelles, les sociétés de gestion de placements collectifs, les agences de notation. À la différence des autorités publiques, ils doivent néanmoins transmettre une attestation conforme à un modèle.

Sanction du non-dépôt des comptes annuels

L’absence de dépôt des comptes annuels et documents connexes au greffe du tribunal de commerce dans les délais légaux est punie d’une amende de 1.500 € et à 3.000 € en cas de récidive (article R. 247-3 du code de commerce). Attention, contrairement à l’idée reçue, le paiement de l’amende ne libère pas le dirigeant de son obligation de dépôt.

En outre, tout intéressé peut saisir le président du tribunal de commerce afin qu’il impose sous astreinte au représentant légal de la société de procéder aux dépôts des comptes annuels et autres documents obligatoires au greffe du tribunal de commerce. Cette demande peut provenir notamment des associés, des salariés et même des entreprises concurrentes et du ministère public. Lorsque le tribunal est saisi, le greffier constate l’absence du dépôt dans les délais légaux et en informe le président du tribunal de commerce afin que ce dernier puisse délivrer une injonction de faire. Le président statue en référé. Depuis le 2 mars 2017, le greffier doit également en informer le préfet.

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