Les tableaux de bord RH

En matière de suivi de la performance de l'entreprise, la réalisation de tableaux de bord est presque indispensable. La gestion des ressources humaines en particulier ne déroge pas à cette nécessité. Mais contrairement à d'autres tableaux de bord plus généraux ou concernant d'autres fonctions de l'entreprise, la réalisation d'un tableau de bord RH a des répercussions plus importantes.

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Tableaux de bord RH

Il permet en effet de mettre en évidence les dysfonctionnements et les sources de mécontentement des salariés ce qui peut avoir un impact direct et global sur la productivité de l’entreprise.

Le tableau de bord RH : définition et intérêt

Définition

Les tableaux de bord sont des documents internes comprenant un ensemble d’indicateurs destinés au pilotage d’une entité ou d’une fonction. Ces indicateurs doivent être centrés sur les facteurs clés de succès (FCS), c’est-à-dire les leviers d’action qui permettent d’obtenir le degré de performance attendu.

De manière générale, les facteurs clés de succès tournent autour des notions suivantes : la quantité, la qualité, les délais, et le coût. Toute la difficulté consiste ensuite à appliquer ces principes à la fonction ressources humaines.

Intérêts

La réalisation d’un tableau de bord RH est quasi-indispensable pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, il permet de se faire une idée rapide de l’efficacité des ressources humaines, de leur diversité et des dysfonctionnements sociaux existants ou risquant d’apparaître. En conséquence, comme tous les tableaux de bord, celui destiné aux RH est un outil de prévision d’aide à la décision et de prévision.

Ensuite, c’est un excellent outil de communication interne avec les salariés et responsables de l’entreprise, qui permet d’évoquer à l’appui de données chiffrées, les problèmes rencontrés dans l’entreprise au sujet des ressources humaines.

Enfin, les indicateurs classiques des tableaux de bord RH pourront intégrer des documents obligatoires comme le bilan social, pour les entreprises de plus de 300 salariés ou le rapport annuel unique pour les entreprises de moins de 300 salariés. Ces documents doivent obligatoirement être transmis au comité d’entreprise.

Le bilan social récapitule ainsi les principales données chiffrées permettant d’apprécier la situation de l’entreprise dans le domaine social sur l’année écoulée et les 2 années précédentes.

La construction du tableau de bord RH

Champ d’action et périodicité

La construction d’un tableau de bord RH nécessite au préalable de définir le champ d’action et la périodicité.

Le tableau de bord RH peut présenter des indicateurs globaux au niveau de l’entreprise. Ce tableau est alors davantage destiné à la direction et au comité d’entreprise. Il est également possible de produire ce tableau de bord pour chaque établissement, voire pour chaque fonction ou unité décentralisée de l’entreprise.

Compte tenu de la nature des principaux indicateurs (turnover, formation, masse salariale) et de l’obligation annuelle du bilan social, la périodicité du tableau de bord RH est également souvent annuelle. Pour une meilleure réactivité, il est préférable de prévoir une version trimestrielle, voire mensuelle de ces tableaux.

Ce tableau de bord RH est généralement réalisé par les services ressources humaines, parfois par un contrôleur de gestion social, quand cette fonction existe dans l’entreprise.

Définition des domaines

Le domaine des ressources humaines est large et touche toutes les fonctions de l’entreprise.

On peut retenir à titre d’exemple, les domaines prévus par la loi dans le bilan social (article R2323-17 du code du travail) :

  • l’emploi : les effectifs, les travailleurs extérieurs, les embauches et départs, les promotions, le chômage partiel, les handicapés et l’absentéisme
  • les rémunérations et charges accessoires : montant et hiérarchie des rémunérations, avantages sociaux, charges sociales, participation aux résultats
  • la santé et la sécurité au travail : accidents du travail et maladies professionnelles dépenses en matière de sécurité
  • les autres conditions de travail : durée et aménagement du temps de travail, travail de nuit, conditions physiques du travail, médecine du travail
  • la formation
  • les relations professionnelles : institutions représentatives du personnel, nombres de conflits et litiges,
  • les autres conditions de vie relevant de l’entreprise (activités et autres charges sociales).

Définition des Facteurs Clés de Succès (FCS)

Les facteurs clés succès constituent les leviers d’action à étudier pour atteindre la performance souhaitée. Généralement, pour l’ensemble des tableaux de bord, on retient les FCS suivants :  quantité, qualité, délais, et coût.

S’agissant des RH, ces catégories peuvent être réutilisées et affinées :

  • quantité : en termes d’effectif suffisant avec un équilibre nécessaire en termes d’âge, de sexe
  • qualité : en termes de niveau de qualification, de formation, de conditions de travail  (accidents du travail), de stabilité de l’effectif (turn-over et absentéisme), etc.
  • délais : en termes de recrutements notamment
  • coût : en termes de coût de la masse salariale, des primes diverses, du coût de la formation, etc.

Définition des indicateurs

L’objectif est ensuite de trouver un indicateur de chacune de ces 4 catégories pour chaque domaine (formation, avantages sociaux, etc.).

Un bon indicateur doit être, si possible :

  • chiffré, et physique plutôt que monétaire
  • fidèle (il reflète le sens et l’importance du phénomène observé)
  • clair et simple à comprendre et à analyser
  • non manipulable
  • obtenu selon un délai et à un coût raisonnable
  • permettre d’agir sur un levier de la performance (ou facteur clé de succès) ou au minimum de relever des dysfonctionnements dans le climat social.

Présentation du tableau de bord RH

En plus de l’indicateur, de sa formule si nécessaire et du résultat réel de l’indicateur, le tableau de bord RH peut également comprendre une colonne objectif, par référence à la moyenne d’un secteur ou de ce que l’entreprise souhaiterait obtenir.

Exemple : Tableau de bord du centre RH

Emis par :                               le (date) :

DomaineIndicateurRésultatObjectifEcart
FormationCoût de la formation en %age de la masse salariale4%5%-1%

Les principaux indicateurs du tableau de bord RH

Les premiers indicateurs que l’on retrouve concernent généralement des données globales et financières concernant les ressources humaines :

  • effectif et montant de la masse salariale
  • coût moyen d’un salarié = charges de personnel / effectif
  • Masse salariale / Chiffre d’affaires
  • CA moyen par salarié = chiffre d’affaires / effectif
  • Production par salarié =Production (en nombre d’unités produites) / effectif
  • Bénéfice moyen par salarié = bénéfice / effectif (calcul possible également à partir de la valeur ajoutée et des autres soldes intermédiaires de gestion), etc.

Ces indicateurs sont censés donner une idée de la performance des ressources humaines d’une entreprise. Ils sont généralement comparés avec les moyennes du secteur.

Dans un second temps, pour analyser les dysfonctionnements possibles, le climat social, l’équilibre de l’effectif, etc., il est nécessaire de retenir plusieurs autres indicateurs dans chaque domaine.

Nous proposons ici un extrait de tableau de bord RH. Ce tableau s’inspire en partie du modèle de bilan social proposé par le code du travail. Nous y avons ajouté d’autres indicateurs classiques et pertinents.

DomaineSous-domaineIndicateursObservations
1. Emploi1.1. EffectifEffectif total au 31/12/N de l’année considéréeIndicateur de taille
Effectif permanent (en CDI) en pourcentage de l’effectif totalIndicateur de stabilité
Répartition par sexe de l’effectif total au 31/12Indicateurs d’équilibre
Répartition par âge de l’effectif total au 31/12
Répartition de l’effectif total au 31/12 selon l’ancienneté
Répartition de l’effectif total au 31/12 selon la nationalité : français/ étrangers.
Ancienneté moyenne du personnelIndicateur de stabilité
Répartition de l’effectif total au 31/12 selon une structure de qualification détailléeIndicateur d’équilibre
Taux d’encadrement = Effectif cadres et techniciens / effectif total
1.2. Travailleurs extérieursNombre de stagiaires accueillis dans l’année
Nombre moyen mensuel de salariés en intérim, d’entreprises extérieures ou travailleurs indépendants (exprimé également en pourcentage de l’effectif total)Indicateurs de stabilité
Durée moyenne des contrats de travail temporaire
1.3. Embauches et recrutementsNombre d’embauches en CDI, en CDD (exprimés en pourcentage du nombre total d’embauches)
Nombre de candidatures reçues en moyenne pour chaque poste
Nombre de candidats recrutés restant au bout d’un an / Nombre de recrutements sur la périodeIndicateur de qualité du recrutement
Coût moyen d’un recrutement = Coût total des recrutements de l’année / Nombre de recrutement de l’annéeIndicateur de coût d’un recrutement
1.4. DépartsNombre total des départs
Nombre de démissions, licenciements pour motif personnel, pour motif économique, pour départ à la retraite, pour rupture conventionnelle, pour autre cause
Taux de démission = Total des démissions / Total des départsIndicateur de climat social
Taux de turn-over = nombre de départs durant l’année / Effectif moyenIndicateur de climat social
1.5. PromotionsNombre de salariés promus dans l’année dans une catégorie supérieureIndicateur de motivation
1.6. ChômageNombre total d’heures de chômage partiel pendant l’année considérée
1.7. HandicapésNombre de travailleurs handicapés et en pourcentage de l’effectif total
1.8. AbsentéismeNombre de journées d’absenceIndicateurs de climat social
Nombre de jours d’absence pour maladie, pour maternité, pour accident du travail ou maladie professionnelle ou autre cause
Taux d’absentéisme = Nombre d’heures d’absence de la période / Nombre d’heures de travail en théorie sur la période
Nombre d’absents /Effectif
2. Rémunération et charges accessoires2.1. Montant des rémunérationsMasse salariale totale
Rémunération mensuelle moyenne = masse salariale / Effectif en équivalent temps plein
Rémunération variable moyenne par salarié
Rémunération variable totale annuelle / Masse salariale
Taux d’accroissement moyen des salaires (décomposition de la haussse moyenne des salaires en fonction du GVT – glissement, vieillesse, technicité)
Décomposition du taux d’acroissement de la masse salariale en fonction des hausses collectives de salaire, de l’effet « effectif »(effet des embauches et départs), de l’effet d’ancienneté et de l’effect de structure
2.2. Hiérarchie des rémunérationsMontant global des dix rémunérations les plus élevées.
Rapport entre la moyenne des rémunérations des 10 % des salariés touchant les rémunérations les plus élevées et celle correspondant au 10 % des salariés touchant les rémunérations les moins élevées ;
2.3. Participation financière des salariésMontant global de la réserve de participation
Montant moyen de la participation et/ ou de l’intéressement par salarié bénéficiaire
Part du capital détenu par les salariés
3. Santé et sécurité au travail.Nombre d’accidents du travailIndicateurs de sécurité
Nombre d’accidents avec arrêts de travail
Nombre d’accidents de travail entraînant une incapacité permanente ou un décès
Taux de fréquence des AT avec incapacité permanente = (Nombre d’accidents avec incapacité permanente / Nombre d’heures travaillées) x 1000000
Taux et montant de la cotisation sécurité sociale d’accidents de travail.
Effectif formé à la sécurité dans l’année.
Montant des dépenses de formation à la sécurité réalisées dans l’entreprise.
4. Autres conditions de travailNombre de jours moyens de congés annuels
Nombre de personnes occupant des emplois à horaires alternant ou de nuit.
Nombre de personnes exposées de façon habituelle et régulière à plus de 85 dbs à leur poste de travail (idement pour la chaleur, ou le contact avec des produits dangeureux
5.FormationMontant consacré à la formation / Masse salariale
Nombre de salariés ayant bénéficié d’une formation / Effectif total
Répartition de ces 2 ratios par âge et statut (cadre, non cadre etc.)
6. Relations professionnelles et conflitsNombre de réunions dans l’année avec les différentes institutions représentatives du personnel
Nombre d’instances judiciaires engagées dans l’année et où l’entreprise est en cause.Indicateurs de climat social et de conflictualité
Nombre de mises en demeure et nombre de procès-verbaux de l’inspecteur du travail pendant l’année considérée.
Nombre de conflits et de grèves dans l’année
Nombre de grévistes / Effectif sur la période
7. Autres conditions de vie relevant de l’entrepriseContributions au financement du comité d’entreprise et des comités d’établissement en pourcentage de la masse salarialeIndicateurs de climat social
Autres dépenses directement supportées par l’entreprise : logement, transport, restauration, loisirs, vacances rapporté au montant de la masse salariale
Coût pour l’entreprise des prestations complémentaires (complémentaire maladie, prévoyance, retraite supplémentaire etc.)

En outre, la mesure de la satisfaction au travail des salariés ne peut pas se faire qu’à l’aide d’un tableau de bord. Un questionnaire de satisfaction sera indispensable.

 

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