La fonction Paie en entreprise : plus stratégique et plus complexe qu’il n’y paraît !

Éditer des bulletins de paie, contrôler la bonne gestion des éléments variables de la paie, établir les soldes de tout compte, assurer les relations avec les organismes sociaux, superviser l’établissement des déclarations sociales, gérer la N4DS... Pour beaucoup, la fonction Paie dans l’entreprise se résume à une litanie de tâches techniques, administratives et récurrentes. De là à dire que cette fonction ne revêt pas le caractère stratégique de la fonction de DRH, il n’y a qu’un pas !

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Pourtant, à y regarder de plus près, les missions attachées au service paie sont bien plus complexes et variées qu’il y paraît… La fonction Paie peut même être génératrice d’économies !

Une fonction sociale

Tous les responsables et assistants paie sont prêts à en témoigner : leur fonction revêt un caractère social, en ce sens qu’ils sont les interlocuteurs privilégiés des salariés et de la direction de l’entreprise pour répondre à toutes les questions qui se posent autour du «sacro-saint» bulletin de paie. Souvent, c’est à partir d’une interrogation sur un taux de cotisation, un barème, les modalités de décompte des jours de congés que les responsables et assistants paie sont amenés à décrypter ou commenter l’actualité sociale.
Ainsi, c’est vers eux que se tournent de préférence les collaborateurs pour comprendre la réforme des retraites, les plafonds de sécurité sociale, les prestations d’assurance chômage… Pour certaines populations dont les paies sont particulièrement complexes à gérer, expatriés ou cadres supérieurs par exemple, le lien avec le service paie devient même essentiel pour obtenir des réponses sur des sujets à fort enjeu financier ou humain : cotisations de retraite complémentaire ou supplémentaire, forfaits jours, cumul emploi retraite…

Une fonction complexe

L’exercice du métier de responsable ou assistant paie nécessite un goût particulièrement prononcé pour les chiffres, c’est une évidence. Il requiert également une connaissance parfaite de la législation sociale, des obligations légales, du droit de la sécurité sociale et du fonctionnement des organismes sociaux. Ce qui est loin d’être une mince affaire, compte tenu des changements incessants dans ces domaines !
Les professionnels de la paie sont au coeur de l’actualité, et c’est ce qui rend leur mission particulièrement complexe. Plus que quiconque dans l’entreprise, ils doivent maîtriser l’actualité sociale, appliquer des textes souvent peu explicites et soumis à interprétation. À cela s’ajoute une maîtrise obligatoire des logiciels de paie, voire du système d’information RH de l’entreprise dans son ensemble !

Une fonction sensible

Fiabilité, discrétion, rigueur, impartialité… Quelques qualités indispensables à tout professionnel de la paie ! Car s’il est un acteur qui connaît presque tout de la vie des salariés, c’est bien le gestionnaire de paie.
Confronté en permanence à des données sensibles : salaires des dirigeants, primes, absences, congés… Il doit non seulement inspirer confiance, mais également respecter la sécurité et la confidentialité des données.

Une fonction qui évolue !

Non, le métier de responsable ou assistant paie en entreprise n’est pas «un long fleuve tranquille» ! Face à l’externalisation croissante de la paie, les profils recherchés ont évolué : les professionnels de la paie recrutés de nos jours sont de plus en plus souvent des cadres de haut niveau. Chargés d’assurer l’interface entre l’entreprise et le prestataire de paie ou véritables chefs de projet internes hyper compétents en gestion, comptabilité, droit social et fiscalité, ils doivent en outre être rompus à l’informatique et aux techniques de gestion de projet, afin de valider le bon paramétrage de leurs outils et optimiser en permanence leurs procédures et le fonctionnement de leur service.

Une fonction génératrice d’économies

La paie est traditionnellement un service qui apparaît comme un centre de coût. Or, de plus en plus, les professionnels de la paie contribuent à optimiser voire à réduire les charges de l’entreprise. En développant une approche prospective de la masse salariale et des charges associées, tenant compte du turn-over des salariés, des échéances légales, les services paie sont ainsi en mesure d’optimiser le besoin de trésorerie de l’entreprise. De même, en appliquant de façon rigoureuse le droit du travail et les conventions, ce sont autant de risques de contentieux (litiges prud’homaux, sanctions pénales ou pécuniaires…) potentiellement coûteux qui sont évités.

L’optimisation des procédures et méthodes de calcul utilisées pour l’évaluation de certains avantages accordés aux salariés (avantages en nature par exemple) ou pour certaines formalités administratives (optimisation du versement des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale avancées aux salariés en cas de maladie ou maternité par exemple), l’optimisation du budget de formation professionnelle constituent également des leviers d’économies parfois insoupçonnées, révélés puis exploités par les responsables et assistants paie dans l’entreprise.

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